REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
O WARTOŚCI NIE PRZEKRACZAJĄCEJ 130.000,00 zł netto
§ 1
Zakres regulacji
Niniejszy regulamin (zwany dalej jako: Regulamin) reguluje realizację zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy z dnia 11.09.2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. 2024 poz. 1320) - dalej p.z.p., o których mowa w art. 2 ust. 1 
pkt. 1) zwanych w dalszej treści "zamówieniami".
§ 2
Postanowienia ogólne
1.	Regulamin określa wewnętrzną organizację postępowania w sprawach udzielania, realizowanych przez  Gminę i Miasto Odolanów, zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane. 
2.	Udzielając zamówienia lub prowadząc postępowanie w celu jego udzielenia należy kierować się zasadą dokonywania wydatków w sposób celowy, oszczędny z zachowaniem zasady optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.
3.	Komórki organizacyjne Urzędu, pracownicy merytoryczni, osoby przeprowadzające postępowanie lub udzielające zamówienia nie mogą dzielić zamówienia na części w celu uniknięcia stosowania procedur i czynności określonych w regulaminie. 
4.	Użyte w niniejszym regulaminie pojęcia takie jak w szczególności dostawy, usługi, roboty budowlane, przedmiot zamówienia, zamówienie, wykonawca, wartość zamówienia należy rozumieć tak jak pojęcia te definiuje ustawa p.z.p.
5.	Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie niniejszego Regulaminu z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień. W przypadku rozbieżności pomiędzy postanowieniami niniejszego Regulaminu, a wytycznymi dotyczącymi zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych, zastosowanie znajdują postanowienia wytycznych. 
6.	Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonują pracownicy merytoryczni jednostki. Pracownik merytoryczny określa i opisuje przedmiot zamówienia oraz ustala wartość zamówienia. Pracownik merytoryczny sumuje poprzednio udzielone w danym roku budżetowym zamówienia podobne i odpowiada za przekroczenie kwot od których istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych – wg zasad obowiązujących w ustawie Prawo Zamówień Publicznych.
7.	Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadza pracownik merytoryczny lub inna osoba wskazana przez Kierownika Zamawiającego. 
8.	Osoba przeprowadzająca postępowanie zobowiązana jest do prowadzenia dokumentacji postępowania zgodnie z wymaganiami Regulaminu.
9.	Za przestrzeganie przepisów Regulaminu odpowiedzialni są:
1)	pracownicy merytoryczni, kierownicy komórek organizacyjnych Zamawiającego, 
2)	inni pracownicy Zamawiającego oraz pozostałe osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia.
10.	Procedury udzielania zamówień uregulowano w następujących przedziałach wartości w zależności od wartości zamówienia:
1)	zamówienia o wartości do 20.000,00 zł netto,
2)	zamówienia o wartości równej lub wyższej od 20.000,00 zł netto, ale mniejszej niż 70.000,00 zł netto,
3)	zamówienia o wartości równej lub wyższej 70.000,00 zł netto, ale mniejszej niż 130.000,00 zł netto. 
11.	Zamawiający zawsze może zastosować procedurę udzielenia zamówienia jak dla wyższego przedziału wartości.
12.	Zamawiający ma prawo każdorazowo bez podania przyczyny dokonać unieważnienia postępowania, o czym informuje wykonawców biorących udział w postępowaniu.
13.	Wykonawca podlega wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 507).
14.	Po udzieleniu każdego zamówienia osoba prowadząca postępowanie zgłasza do Centralnego Rejestru Zamówień Publicznych informację o wartości udzielonego zamówienia (netto i brutto) i jego przedmiocie.

§ 3
Zamówienia o wartości do 20.000,00 zł netto

1.	Dla zamówień o wartości do 20.000,00 zł nie przeprowadza się postępowania o udzielenie zamówienia, a wybór wykonawcy może w szczególności nastąpić po negocjacjach 
z jednym wykonawcą. 
2.	Jeżeli wartość zamówienia nie przekracza lub jest równa wartości 5000,00 zł netto, nie jest wymagane sporządzenie uprzedniego pisemnego zlecenia, a dowodem udzielenia zamówienia będzie faktura lub rachunek. 
3.	Jeżeli wartość zamówienia przekracza kwotę 5000,00 zł netto Zamawiający udziela zamówienia po przeprowadzeniu negocjacji z jednym wykonawcą poprzez sporządzenie zlecenia zatwierdzonego przez Kierownika Zamawiającego (lub upoważnionego przez niego pracownika) i Skarbnika lub sporządzenie umowy.
4.	Wzór zlecenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
5.	Przed udzieleniem zamówienia obowiązkiem Zamawiającego jest poinformowanie wykonawcy o podstawach wykluczenia wykonawcy, o których mowa w §1 ust. 13. 

§ 4
Zamówienia o wartości równej lub wyższej od 20.000,00 zł netto,
ale mniejszej niż 70.000,00 zł netto 
1.	Udzielenie zamówienia w tym przedziale wartości musi zostać poprzedzone jednym 
z następujących niżej wymienionych postępowań, które zapewnią odpowiednią jakość 
i cenę lub koszt przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego:
1)	poprzez przekazanie zapytania ofertowego lub zapytania cenowego, do co najmniej 3 wykonawców,
2)	polegającej na zebraniu dostępnych na rynku co najmniej 3 ofert, w tym ofert publikowanych na stronach internetowych zawierających cenę i przedmiot zamówienia,
3)	polegającej na publicznym ogłoszeniu zapytania ofertowego na stronie internetowej zamawiającego lub Biuletynie Informacji Publicznej, z tym że termin składania ofert nie może być krótszy niż 3 dni roboczych,
4)	polegającej na przeprowadzeniu postępowania w trybie zapytania ofertowego za pomocą platformy zakupowej oferującej możliwość za jej pomocą składania ofert i komunikację z wykonawcą.
2.	Zapytanie ofertowe lub zapytanie cenowe może być przekazane do wykonawców 
w następujących formach:
1)	pisemnie za pomocą przesyłek pocztowych,
2)	za pomocą poczty elektronicznej,
3)	za pomocą formularza na stronie internetowej wykonawcy,
4)	za pomocą doręczeń elektronicznych,
5)	osobiście przez pracownika urzędu.
3.	Zapytanie cenowe to tryb postępowania, w którym zamawiający zwraca się do wykonawców o podanie ceny oferowanej przez wykonawcę usługi, dostawy lub roboty budowlanej. Zamawiający udziela zamówienia temu wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę. 
4.	Zapytanie ofertowe to tryb postępowania w którym zamawiający zwraca się do wykonawców o przesłanie oferty na dostawę, usługę lub robotę budowlaną. 
Wzór zapytania ofertowego stanowi załącznik nr 4 do Regulaminu.
5.	Pracownik merytoryczny przeprowadzający postępowanie w trybie zapytania ofertowego występuje z wnioskiem o wyrażenie zgody na realizację zamówienia o wartości równej lub wyższej 20.000,00 zł netto, ale mniejszej niż 70.000,00 zł netto, stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu. 
6.	Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności:
1)	opis przedmiotu zamówienia,
2)	termin i sposób złożenia oferty przez wykonawcę,
3) fakultatywnie warunki udziału w postępowaniu, 
  4) warunki realizacji zamówienia (np. wzór umowy, istotne postanowienia umowy),
  5) opis kryteriów wyboru wykonawcy.
7.	Kryteriami wyboru wykonawcy są cena albo cena i inne kryteria, gwarantujące uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty, w szczególności:
1)	jakość, funkcjonalność,
2)	parametry techniczne,
3)	aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne,
4)	kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób kierowanych do realizacji zamówienia o ile mogą mieć znaczący wpływ na jakość nabywanego świadczenia,
5)	koszty eksploatacji,
6)	serwis,
7)	termin wykonania zamówienia,
8)	sposób realizacji zamówienia/ koncepcja realizacji zamówienia.
8.	Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie przyjętych kryteriów oceny ofert. 
9.	Informację o wyborze oferty lub unieważnieniu postępowania zamieszcza się na stronie internetowej zamawiającego lub platformie na której prowadzone jest postępowanie - w przypadku określonym w ust. 1 pkt 3-4 lub przekazuje niezwłocznie wykonawcom, którzy odpowiedzieli na zapytanie ofertowe w przypadku o którym mowa w ust. 1 pkt 1.

W przypadku zapytania cenowego i postępowania o którym mowa w ust. 1 pkt 2, nie dokonuje się zawiadomienia o wyborze oferty lub unieważnieniu postępowania. Pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia:
1)	sporządza notatkę służbową z dokonywanych czynności, w której udokumentowany zostanie fakt przeprowadzenia zapytania cenowego oraz dołącza zebrane oferty. Po zakończeniu postępowania i skompletowaniu dokumentów,  notatka z postępowania jest kierowana do Kierownika Zamawiającego lub innej osoby upoważnionej do podejmowania decyzji 
w imieniu Kierownika Zamawiającego w celu zatwierdzenia udzielenia zamówienia,
2)	po zatwierdzeniu notatki przez Kierownika Zamawiającego lub inną osobę upoważnioną do podejmowania decyzji w imieniu Kierownika Zamawiającego udziela się zamówienia;
3)	wzór notatki służbowej stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.
10.	Oferta może być odrzucona na podstawie niezgodności z opisem przedmiotu zamówienia lub warunkami zamówienia.
11.	Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie przyjętych kryteriów oceny ofert. 
12.	Udzielenie zamówienia w każdym z trybów tutaj określonych możliwe jest w przypadku otrzymania co najmniej jednej ważnej oferty lub jednej ważnej informacji o cenie.
13.	Jeżeli w toku postępowania nie złożono żadnej informacji o cenie lub żadnej oferty lub nie złożono żadnej oferty zgodnej z opisem przedmiotu zamówienia, postępowanie to jest nieważne. Zamawiający może w tym przypadku dokonać wyboru wykonawcy bez powtarzania postępowania, prowadząc negocjacje z wybranym wykonawcą. Negocjacje odbywają się w dowolnej formie przyjętej przez Zamawiającego.
14.	Jeżeli w toku postępowania wykonawca, którego oferta jest najkorzystniejsza lub cena jest najniższa uchyla się od zawarcia umowy o udzielenie zamówienia, Zamawiający może podpisać umowę o udzielenie zamówienia z wykonawcą, którego oferta jest najkorzystniejsza spośród pozostałych ofert lub cena jest najniższa spośród pozostałych otrzymanych. 
15.	Potwierdzenie poniesienia wydatku dokonywane jest w oparciu o  fakturę, rachunek lub inny dokument księgowy. 
§ 5
Zamówienia o wartości równej lub wyższej 70.000,00 zł netto, 
ale mniejszej niż 130.000,00 zł netto. 
1.	Pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia występuje 
z wnioskiem o wyrażenie zgody na realizację zamówienia o wartości równej lub wyższej 70.000,00 zł netto, ale mniejszej niż 130.000,00 zł netto, stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu. 
2.	Udzielenia zamówienia w tym przedziale wartości musi być poprzedzone jednym 
z następujących postępowań:
1)	poprzez przekazanie zapytania ofertowego w sposób określony w ust. 3, do co najmniej 4 wykonawców,
2)	zamieszczeniem zapytania ofertowego na stronie internetowej zamawiającego lub Biuletynie Informacji Publicznej z tym że termin składania ofert nie może być krótszy niż 3 dni roboczych,
3)	przeprowadzeniem postępowania za pomocą platformy zakupowej oferującej bezpośrednią komunikacje z wykonawcą i publikację zapytań oraz wyników tego postepowania,
4)	zastosowanie trybu przetargu nieograniczonego uregulowanego w kodeksie cywilnym.
3.	Zapytanie ofertowe może być przekazane do wykonawców w następujących formach:
1)	pisemnie za pomocą przesyłek pocztowych,
2)	za pomocą poczty elektronicznej,
3)	za pomocą formularza na stronie internetowej wykonawcy,
4)	za pomocą doręczeń elektronicznych,
5)	osobiście przez pracownika urzędu.
4.	Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności:
1)	opis przedmiotu zamówienia,
2)	termin i sposób złożenia oferty przez wykonawcę,
3) fakultatywnie warunki udziału w postępowaniu,
4) warunki realizacji zamówienia (np. wzór umowy, istotne postanowienia umowy),
5) opis kryteriów wyboru wykonawcy.
5.	Kryteriami wyboru wykonawcy są cena albo cena i inne kryteria, gwarantujące uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty, w szczególności:
1)	jakość, funkcjonalność,
2)	parametry techniczne,
3)	aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne,
4)	kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób kierowanych do realizacji zamówienia o ile mogą mieć znaczący wpływ na jakość nabywanego świadczenia,
5)	koszty eksploatacji,
6)	serwis,
7)	termin wykonania zamówienia,
8)	sposób realizacji zamówienia/ koncepcja realizacji zamówienia.
6.	Tryb przetargowy, o którym mowa w § 5 ust. 2 pkt 4 Regulaminu to tryb udzielenia    zamówienia, w którym, w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu, oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy.
7.	Ogłoszenie o przetargu zamieszcza się na stronie podmiotowej w Biuletynie Informacji Publicznej, z określeniem czasu, miejsca, przedmiotu oraz warunków przetargu.
8.	Ogłoszenie, a także warunki przetargu mogą być zmienione lub odwołane tylko wtedy, gdy zastrzeżono to w ich treści.
9.	W postępowaniu w tym przedziale wartości Kierownik Zamawiającego może powołać komisję przetargową.
10.	Udzielenie zamówienia możliwe jest w przypadku otrzymania co najmniej jednej ważnej oferty.
11.	Informację o wyborze oferty lub unieważnieniu postępowania zamieszcza się na stronie internetowej zamawiającego lub stronie prowadzonego postępowania - w przypadku określonym w ust. 2 pkt 2-4 lub przekazuje niezwłocznie wykonawcom, którzy odpowiedzieli na zapytanie ofertowe w przypadku o którym mowa w ust. 2 pkt 1. 
12.	Jeżeli w toku postępowania nie złożono żadnej informacji o cenie lub żadnej oferty lub nie złożono żadnej oferty zgodnej z opisem przedmiotu zamówienia, postępowanie to jest nieważne. Zamawiający może w tym przypadku dokonać wyboru wykonawcy bez powtarzania postępowania, prowadząc negocjacje z wybranym wykonawcą. Negocjacje odbywają się w dowolnej formie przyjętej przez Zamawiającego.
13.	Jeżeli w toku postępowania wykonawca, którego oferta jest najkorzystniejsza lub cena jest najniższa uchyla się od zawarcia umowy o udzielenie zamówienia, Zamawiający może podpisać umowę o udzielenie zamówienia z wykonawcą, którego oferta jest najkorzystniejsza spośród pozostałych ofert.
14.	Z przeprowadzonego postępowania sporządza się protokół z postępowania o udzielenie zamówienia, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do niniejszego Regulaminu.
15.	Po wyborze najkorzystniejszej oferty i skompletowaniu dokumentów wymaganych dla danej procedury, protokół z przeprowadzonego postępowania jest kierowany do Kierownika Zamawiającego lub innej osoby upoważnionej do podejmowania decyzji 
w imieniu Kierownika Zamawiającego w celu zatwierdzenia udzielenia zamówienia.
16.	Po zatwierdzeniu protokołu sporządza się umowę na realizację zamówienia. 
 
§ 6
Wymagania dotyczące umów
1.	Wymagania dotyczące umów zawieranych w wyniku przeprowadzenia postępowań 
o wartości do 20.000,00 zł netto:
1)	Umowa zawierana jest przez Kierownika Zamawiającego lub upoważnionych przez niego pracowników.
2)	Forma udzielania zamówienia:
a)	Jeżeli wartości zamówienia nie przekracza lub jest równa wartości 5000,00 zł netto nie jest wymagane sporządzenie pisemnej umowy lub zlecenia, a dowodem udzielenia zamówienia będzie faktura lub rachunek opisany przez pracownika merytorycznego.
b)	Jeżeli wartość zamówienia przekracza kwotę 5000,00 zł netto dokumentem potwierdzającym udzielenie zamówienia jest zlecenie lub umowa. W zleceniu należy przynajmniej opisać w sposób jednoznaczny przedmiot danego zamówienia, termin jego wykonania i wysokość wynagrodzenia jak również termin płatności.
3)	Forma umowy: Dla udzielenia zamówienia o wartości poniżej 20 000,00 zł netto nie jest wymagana forma pisemna, za wyjątkiem zamówień na roboty budowlane oraz prace projektowe. W tych przypadkach zamówień umowa jest zawierana w formie pisemnej, w której określa się w szczególności przedmiot zamówienia, termin realizacji/wykonania zamówienia, wartość zamówienia, kary umowne i jeżeli mają zastosowanie warunki gwarancji. 
2.	Wymagania dotyczące umów zawieranych w wyniku przeprowadzenia postępowań 
o wartości wyższej od 20.000,00 zł netto, ale mniejszej niż 70.000,00 zł netto:
1)	Umowa zawierana jest przez Kierownika Zamawiającego lub upoważnionych przez niego pracowników.
2)	Udzielenie zamówienia (zawarcie umowy) musi zostać dokonane w formie pisemnej zawierającej co najmniej: dokładne oznaczenie zamawiającego i wykonawcy, dokładne oznaczenie przedmiotu umowy, dokładny termin realizacji umowy, dokładne warunki płatności (w tym górną kwotę zobowiązania zamawiającego) oraz inne istotne dla zamawiającego czynniki wpływające na należyte wykonanie przedmiotu zamówienia.
3)	W przypadku zamówień na roboty budowlane oraz projektowe umowa jest zawierana w formie pisemnej, w której określa się w szczególności przedmiot zamówienia, termin realizacji/wykonania zamówienia, wartość zamówienia, kary umowne i jeżeli mają zastosowanie warunki gwarancji.
3.	Wymagania dotyczące umów zawieranych w wyniku przeprowadzenia postępowań 
o wartości równej lub wyższej 70.000,00 zł netto ale mniejszej niż 130.000,00 zł netto:
1)	Umowa zawierana jest przez Kierownika Zamawiającego lub upoważnionych przez niego pracowników.
2)	Udzielenie zamówienia (zawarcie umowy) musi zostać dokonane w formie pisemnej zawierającej co najmniej: dokładne oznaczenie zamawiającego 
i wykonawcy, dokładne oznaczenie przedmiotu umowy, dokładny termin realizacji umowy, dokładne warunki płatności oraz inne istotne dla zamawiającego czynniki wpływające na należyte wykonanie przedmiotu zamówienia.
3)	W przypadku zamówień na roboty budowlane oraz projektowe umowa jest zawierana w formie pisemnej, w której określa się w szczególności przedmiot zamówienia, termin realizacji/wykonania zamówienia, wartość zamówienia, kary umowne i jeżeli mają zastosowanie warunki gwarancji.  

§ 7
Udzielenie zamówienia z pominięciem regulaminu
1.	Można udzielić zamówienia bez uprzedniego przeprowadzenia postępowania, o których mowa w regulaminie jeżeli:
1)	przedmiot zamówienia z przyczyn ochrony praw wyłącznych może być uzyskany od jednego wykonawcy,
2)	przedmiot zamówienia związany jest z działalnością twórczą lub artystyczną.
2.	W uzasadnionych przypadkach (w szczególności: w przypadku awarii, klęsk żywiołowych) innych niże wymienione w ust. 1, po uzyskaniu pisemnej zgody Kierownika Zamawiającego można odstąpić od stosowania trybów przewidzianych w regulaminie właściwych ze względu na wartość zamówienia lub udzielić zamówienia z pominięciem niniejszego regulaminu na podstawie negocjacji z jednym wykonawcą. Kierownik Zamawiającego podejmuje decyzję po przedstawieniu przez pracownika wniosku 
o odstąpienie od stosowania ww. trybów lub trybów wraz z uzasadnieniem. 
3.	Z negocjacji oraz wyboru wykonawcy Zamawiający sporządza notatkę.
Wzór notatki służbowej stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

§ 8
Plan zamówień publicznych

1.	W celu udzielania zamówień dokonuje się bilansowania zamówień publicznych 
w skali roku budżetowego.
2.	Plan zamówień należy sporządzić w oparciu o przewidywane potrzeby i przychody Zamawiającego.
3.	Do 10 stycznia pracownicy merytoryczni składają do pracownika odpowiedzialnego za Zamówienia Publiczne zestawienie planowanych zamówień na dostawy, usługi oraz roboty budowlane na bieżący rok budżetowy.
4.	Pracownik odpowiedzialny za Zamówienia Publiczne sporządza plan zamówień publicznych.
5.	Pracownik merytoryczny zobowiązany jest przekazać informację o zmianie w budżecie.
6.	Zmiany zgłoszone do pracownika odpowiedzialnego za Zamówienia Publiczne, zostaną wprowadzone do planu zamówień Urzędu Zamówień Publicznych.
7.	Pracownicy zapewniają aktualność planu zamówień publicznych w zakresie dotyczącym ich zakresu działania.

§ 9
Postanowienia końcowe

1.	Cała dokumentacja z postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przechowywana jest u pracownika merytorycznego/komórce organizacyjnej.
2.	Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych ponosi osoba, która popełniła czyn naruszający dyscyplinę finansów publicznych określony w ustawie z dnia 17 grudnia 2004r. o  odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, w czasie jego popełnienia.
3.	W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, akty wykonawcze do ustawy Pzp, Kodeks cywilny oraz inne przepisy obowiązującego prawa. 

Załączniki do Regulaminu:
1.	Zlecenie
2.	Notatka służbowa 
3.	Wniosek o wyrażenie zgody na realizację zamówienia
4.	Zapytanie ofertowe 
5.	Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia